Front Office & Facility Assistant

Vacature gesloten

Front Office & Facility Assistant

Atlas Fiscalisten ll@atlas.tax, ad@atlas.tax, mvg@atlas.tax

Wat is vereist?

  • Minimaal 2 jaar relevante werkervaring
  • Kennis van Microsoft Office, zoals Outlook, Word, PowerPoint en Excel
  • Communicatief, nauwkeurig, servicegericht en digitaal vaardig
  • Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift

Wat krijg je?

  • €2.400 - €3.850 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • Winstdelingsregeling
  • 40-urige werkweek
  • 27 vakantiedagen
  • Premievrij pensioen, verzorgde lunch

Wat doe je?

  • 20% Telefoon beantwoorden
  • 20% Administratie en post
  • 30% Facilitaire zaken
  • 30% Meetings voorbereiden

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Vacature

Als Front Office & Facility Assistant bij Atlas Fiscalisten ben je het visitekaartje van het bedrijf. Je zorgt voor de medewerkers, zakelijke klanten en bezoekers. Je laat alle zaken op gebied van hospitality en facility soepel verlopen. Van het openen en opstarten van het kantoor in de ochtend, het bestellen van kantoorbenodigdheden en het contacten onderhouden met diverse leveranciers, de ontvangst van gasten en events mede-organiseren, tot het agendabeheer van de vergaderzalen, jij regelt het.

Hospitality
In deze fulltime functie is het voorbereiden van meetings en de ontvangst van bezoekers één van je belangrijkste taken. Er zijn twee panden met verschillende vergaderruimtes. Jij zorgt ervoor dat de juiste vergaderruimtes klaar zijn voor gebruik en regelt bijvoorbeeld dat alles er heel netjes uitziet en dat de audio of video werkt. Voor aanvang ontvang je de bezoekers en verwijs je ze door naar de juiste vergaderzaal of ontvangstruimte. 

Facility
Daarnaast voer je ook een aantal facilitaire taken uit, zoals bijvoorbeeld afstemming van de kluslijst met de klusjesman en tuinman zodat alles netjes is en goed werkt. Je loopt regelmatig een rondje langs de ontvangst-, vergader- en werkkamers en zorgt ervoor dat het daar aan niets ontbreekt.

Office
Daarnaast voer je een aantal licht administratieve taken uit zoals het behandelen van de post en verzoekjes per mail. Ook neem je de telefoon op en heb je toegang tot de agenda van alle collega’s die je vooral gebruikt bij het inplannen van de meetings of vaktechnische overleggen.

Als Front Office Medewerker ben je onderdeel van het Business Support-team. Het Business Support-team bestaat uit Management Assistants, Compliance Officer, HR, Marketing, Finance, de dame die de lunch verzorgt en de Kantoordirecteur. Je werkt en overlegt in deze functie nauw samen in een leuk team van Management Assistants die jou ook zullen ondersteunen.

Als je het leuk vindt om een zeer afwisselend takenpakket te hebben en het niet erg vindt dat de dag soms hectisch verloopt, dan is dit dé baan voor jou.

Werkweek

Front Office & Facility Assistant

Op een leuke werkdag verloopt de planning vlekkeloos en zijn alle medewerkers, zakelijke klanten en bezoekers tevreden.

Op een minder leuke werkdag zijn afspraken niet op tijd of niet aangemeld en kunnen leveranciers de lunch niet bezorgen.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Gasten ontvangen
    • Afspraken inplannen
    • Administratieve werkzaamheden
    • Vergaderzalen voorbereiden
    • Post ophalen en verwerken
    • Front Office-overleg
    • Lunch
    • Telefoon beantwoorden
    • Afspraken inplannen
    • Vergaderzalen en ontvangstruimte netjes maken
    • Gasten ontvangen
    • Post ophalen en verwerken
    • Bestellingen doen
    • Lunch
    • Afspraken inplannen
    • Afspraken inplannen
    • Telefoon beantwoorden
    • Gasten ontvangen
    • Vergaderzalen en ontvangstruimte netjes maken
    • Overleg met collega
    • Bestellingen doen
    • Facilitaire werkzaamheden
    • Post ophalen en verwerken
    • Vergaderzalen voorbereiden
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Afspraken inplannen
    • Telefoon beantwoorden

Voorbeeld uit de praktijk

Er komt een bezoeker die een afspraak heeft met een medewerker van Atlas, maar de medewerker is de bezoeker vergeten aan te melden. Hoe ga je te werk?

Je vraagt de bezoeker met wie hij een afspraak heeft en begeleidt de bezoeker naar de ontvangstruimte. Natuurlijk probeer je de bezoeker niet te laten merken dat de medewerker hem vergeten is aan te melden. Je biedt de bezoeker iets te drinken aan en belt vervolgens met de medewerker om te kijken of er nog een vergaderruimte vrij is.

Groeipad

Atlas Fiscalisten behoort tot de top van de fiscale markt en is hiermee een aantrekkelijke omgeving voor talent. Deze ambitie heeft geleid tot de Atlas Academy. Middels de Academy komt Atlas Fiscalisten op een structurele wijze tegemoet aan de ontwikkelbehoeftes van de medewerkers op zowel het gebied van vaktechniek, als persoonlijke ontwikkeling.

Front Office & Facility Assistant

Werken bij Atlas Fiscalisten

Atlas Fiscalisten is een onafhankelijk fiscaal advieskantoor gevestigd in het centrum van Amsterdam. Het is het grootste tax-only advieskantoor in Nederland, dat zich volledig op fiscaal advies richt. Het kantoor heeft sinds de oprichting in 2010 een uitstekende reputatie opgebouwd dankzij de onderscheidende persoonlijke dienstverlening.

De vier kernwaarden die ten grondslag liggen aan het karakter van het kantoor zijn: gedrevenheid, openheid, uitblinken en plezier. Deze vier waarden komen tot uiting in alle aspecten van het werk en in de dienstverlening naar cliënten: het kantoor is niet alleen fiscaal zeer deskundig, maar ook ondernemend, innovatief en betrokken.

  • Hoofdkantoor in Amsterdam
  • Actief in Nederland
  • 75 medewerkers
  • 44% / 56%
  • Gem. leeftijd 38 jaar
  • Smart casual
  • Hybride werken bij kantoorfuncties

Collega's

Anneke Dirksen - HR Manager

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Voordat ik bij Atlas kwam, ben ik lang interimmer geweest binnen HR. Zo ben ik ook bij Atlas gestart. Aangezien de sfeer goed is, je nauw contact hebt met collega's en er veel te doen is op HR gebied, ben ik met veel plezier gebleven.

Wat was je vorige baan?
Interim HR Manager bij allerlei organisaties.

Wat doe je in je vrije tijd?
Lekker eten en uitstapjes maken met mijn kinderen.

Joris Steunenberg - Associate - Transfer Pricing & Valuation

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Atlas is opgericht in 2010 en is daardoor een relatief jong bedrijf. Dat zie je terug in de snelle groei van het bedrijf, in de medewerkers en in de manier van werken. Initiatief van medewerkers wordt zeer gewaardeerd en je krijgt ruimte om jezelf te ontwikkelen en te excelleren op het vakgebied naar keuze. Daarnaast heb je nauw contact met je collega's op kantoor, waardoor er prettig gewerkt kan worden met elkaar.

Wat was je vorige baan?
Belastingadviseur.

Wat doe je in je vrije tijd?
Fietsen, zwemmen en koken.

Lieke van Dongen - Junior Associate Corporate Tax

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn stage bij Atlas heb ik veel positieve ervaringen opgedaan. Zowel op de inhoud als op sociaal gebied heeft Atlas mij positief verrast. Ik voelde een goede klik! Als net afgestudeerde starter was de keuze voor Atlas daarom snel gemaakt.

Wat heb je gestudeerd?
Master Internationaal en Europees Fiscaal recht.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koken, borrelen, sporten en ontspannen.

Sollicitatieproces

Gesprek HR en collega
Gesprek met partner en kantoordirecteur
Je hebt de baan!

Interessante baan?